Howto: Veranstaltung organisieren

Es ist schön, dass du eine Veranstaltung organisieren willst. Hier ist eine Liste mit Dingen, die du bei deiner Planung bedenken solltest. Sie darf gern ergänzt werden.

• Schau, ob dein Termin mit anderen Veranstaltungen kollidiert.
  • Schau in die regelmäßigen Veranstaltungen, Ankündigungen und die Mailingliste.
• Schau, dass alle Dinge anwesend sind, die du brauchst.
  • Unter bestimmten Umständen könnte es sein, dass z.B. Werkzeuge ausgeliehen wurden.
  • Kündige die Liste am besten über die Mailingliste an.
• Achte darauf, dass du dich grundlegend mit der vorhandenen Technik auskennst.
  • Manchmal sind in einem Hackerspace Dinge komplexer als sonst. Daher bietet's sich an, wenn du dich vorher mit der Technik (wie z.B.) Beamer vertraut machst und es einmal ausprobierst.
• Schau, dass dir jemand die Tür öffnen und schließen kann.
  • Damit ihr die Räume auch nutzen könnte, solltest du die Zusage von mindestens einer Person mit Schließberechtigung haben.
• Achte darauf, dass entsprechend Zeit für Aufbau und das Aufräumen am Ende eingeplant sind.
  • Kümmer dich bitte vor der Veranstaltung darum, dass explizit klar ist, wer was auf- und abbaut. Es macht generell einen besseren Eindruck, wenn der Aufbau vor dem Erscheinen der Gäste passiert.
    • Staubsauger vor der Veranstaltung zu nutzen, ist meist eine sinnvolle Idee.
    • Tische, Stühle usw. sind nicht zwingend in einem vorher absehbaren Schema aufgebaut und müssen ggf. umgeräumt werden.
    • Lüften lohnt sich.
  • Oft gibt es einige technische Probleme, wenn Menschen selten Vortragende sind.
• Kündige deinen Termin an!
  • Bitte schicke so früh wie möglich eine Ankündigungsmail an die Liste, damit alle Bescheid wissen und Terminkonflikte frühzeitig gelöst werden können.
• Für den Erhalt der Räume usw. brauchen wir finanzielle Mittel. Es hilft uns, wenn während deiner Veranstaltung zur Sprache käme, dass wir auf Spenden und Mitgliedschaften angewiesen sind.