Auf dieser Webseite werden Online-Dienstleistungen sowie interaktive Formulare der Chaotikumverwaltung zur Verfügung gestellt. Hierzu gehören u.a. Rückerstattungsformulare und Mitgliedsanträge.
Bitte sendet ausgefüllte Formulare per Mail an das Office. Das spart Papier und macht uns die Arbeit leichter.
(Version 2024-10-26)
Das Auslagen-Rückerstattungsformular (Rückerstattungsantrag) ist zu nutzen, wenn ihr (z.B. für den Verein) Geld ausgelegt habt, und dies nun erstattet haben wollt. Anträge am liebsten per Mail einreichen. Gedruckte Anträge finden sich allerdings im Nobreakspace, wenn ihr Papier nutzen wollt.
Die Rechnung oder ein anderer Beleg, der die Höhe der Ausgaben belegt, ist mitzuschicken. Am liebsten zu einem PDF zusammengefügt
Abgegeben wird der Papier-Rückserstattungsantrag im Vorstandsbriefkasten im Nobreakspace oder an unsere postalische Adresse. Per Mail an das Office.
Bevor ihr Geld ausgebt: Besprecht dies mit dem Vorstand. Wenn dieser die Ausgabe nicht beschließt, gibt es keine Erstattung. Oft reicht eine informelle Absprache, die dann formell erst später beschlossen wird. Pauschal erstattet werden Snacks und Getränke für die Icebox (geschäftsbetrieb) sowie Verbrauchsmaterialien
Ein Eigenbeleg kann genutzt werden, wenn es aus irgend einem Grund mal keinen Beleg über entstandene Kosten gibt (z.B. Verlust). Hier muss man ein paar mehr Angaben machen als bei einer üblichen Rückerstattung und zwei Vorstandsmitglieder prüfen das nochmal, ob es glaubhaft ist.
Das passiert alles mit tatsächlichen Zetteln auf Papier.
Im zweiten Schritt kann der Eigenbeleg, sofern es um eine Rückerstattung geht, zusammen mit einem Rückerstattungsantrag abgegeben, er ersetzt den Kostenbeleg, die sonst mit dem Rückerstattungsantrag abgegeben werden würde (z.B. Rechnung, Bon,…). Er kann bei Überweisungen direkt vom Chaotikum Konto auch anstelle dieser Belege gespeichert werden.
Der Beleg muss gedruckt werden und tatsächlich von beiden Seiten unterschieben
Wenn einer Person Bargeld gegeben wird, um dafür etwas für das Chaotikum zu tun, ist dies zu dokumentieren. Dieser Beleg dient als Beleg für die Übergabe einer bestimmten Summe, welche dann z.B. über das Konto dieser Person auf das Chaotikum Konto eingezahlt wird oder womit bei einer dritten Partei eine Rechnung in Bar beglichen wird.
Der Beleg muss gedruckt werden und tatsächlich von beiden Seiten unterschieben
Der Beleg kann nur vom Chaotikum Vorstands ausgestellt werden.
Für die Teilnahme an Events oder Arbeit an Projekten kann eine Reise- und Teilnahmekostenübernahme beim Vostands beantragt werden. Idealerweise ist dies vor Teilnahme mit dem Vorstand abgesprochen.
Bedingung ist immer, dass die Teilnahme den satzungsgemäßen Zweck des Chaotikums fördert.
Der Mitgliedsantrag ist vollständig, leserlich, auszufüllen. Am besten per Mail an das Office schicken oder im Vorstandsbriefkasten im Nobreakspace oder an unsere postalische Adresse. Bitte das DSGVO-Merkblatt lesen.
Hierfür ist kein Formular nötig. Schicke deinen Austrittswunsch bitte mit Angabe deiner Mitgliedsnummer per Mail an das Office oder auch per Post an unsere postalische Adresse.
Der Austritt kann jederzeit durchgeführt werden. Ein rückwirkender Austritt ist üblicherweise nicht möglich, ausstehende Mitgliedsbeiträge sind dennoch zu zahlen. Bereits vorausbezahlte Beiträge werden erstattet oder können auf Wunsch in eine Spende umgewandelt werden.
Verschiedenen Geräte können auch von Nichtmitgliedern ausgeliehen werden. Wir arbeiten an einem Formular dafür und einer genauen Beschreibung des Prozesses.
Ordentliche Mitglieder können schließberechtigt werden. Dann können sie einfach ein Schlüssel erhalten, da muss nichts weiter unterschieben werden. Wer physikalische Schlüssel steht im Wiki.
Sollen Personen/Organisationen/Gruppen/Firmen zu einem bestimmten Zweck einen oder mehrere Schlüssel erhalten, kann der Vorstand dies beschließen und die verantwortliche Person bzw Empfänger*in hat ein Schlüsselübergabeprotokoll zu unterschreiben.
Dies ist das Formular, dass du nutzt um, nach der Tätigkeit, dein Geld einzufordern. Du solltest deinen Vertrag erhalten haben, hänge ihn als kopie mit an, damit wir wissen, um welche Sache es sich handelt. Zusätzlich den beigefügten Stundenzettel.
Schicke das ganze unterschrieben an das Office.
Wer z.B. eine Ehrenamtspauschale oder Übungsleiter*innenpauschale erhält, kann auf diese in Gänze oder in Teilen verzichten und diese zurück spenden. Um das hin-und-her überweisen zu vermeiden erlaubt der Gesetzgeber hier eine Verzichterklärung. Das Geld wird dann intern zu einer Spende umgewandelt, eine tatsächliche Überweisung ist nicht nötig.
Schicke das ganze unterschrieben an das Office.
Abholen von Paketen für den Verein ist leichter, wenn es offiziell aussieht. Daher gibt es ein Formular. Es ist noch leichter, einen Postbeamten/eine Postbeamtin zu überzeugen, wenn das Formular nach Unterschrift noch gestempelt wurde.
Ein nützlicher Zettel, wenn man z.B. eine Party oder irgendwas macht, wo Leute Essen mitbringen. Einfach ausdrucken, von denen die Essen machen ausfüllen lassen.
Sowie:
Wenn du dem Chaotikum etwas verkauft hast, musst du dem Verein eine Rechnung stellen. Die für Privatverkäufe erzielten Einnahmen sollten in der jährlichen Steuererklärung erfasst werden. Bei einmaligen Privatrechnungen fallen keine Steuern an. Wenn eine Privatperson etwas verkauft sind folgende Angaben notwendig: Vollständiger Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer, Rechnungsdatum, Zeitpunkt der Warenlieferung oder Erbringung der Dienstleistung, Art und Umfang der Ware oder Dienstleistung, Verweis auf einen Privatverkauf, Auf einer privaten Rechnung darf keine Mehrwertsteuer auftauchen (“Da es sich bei vorliegender Lieferung/ausgeführter Leistung um eine private Arbeit handelt, entfällt nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) die Berechnung der Umsatzsteuer.”)
Privatrechnungen können in unbegrenzter Höhe ausgestellt werden. Steuerfrei bleiben Privatleistungen allerdings nur, wenn der Gewinn weniger als 730 Euro beträgt.
Die Quelldateien finden sich in unserem git. Wer einen Fehler findet, kann ihn gerne beheben.