offizielles:protokolle:vorstand:2021-07-22 [Chaotikum e.V.]

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====== Vorstandssitzung: 22.07.2021 ======

   * Beginn: 19:10
   * Ende: 20:33
   * Teilnehmer: Fabian Schwarze, Leo Blöß, Lukas Ruge
   * Stattgefunden im BBB auf plaudern.chaotikum.org

==== TOP 1 Rückerstattungsanträge ====
**Abstimmung: Rückerstattung Serverkosten CdV (Malte)**
   * Malte beantragt 138 € für den Betrieb eines BBB Servers für das Coding da Vinci
   * Einstimmig dafür

**Abstimmung: Rückerstattung Textilwerkstatt (Lukas)**
   * Lukas beantragt 3,09 € für Werkzeug für die Textilwerkstatt 
   * Einstimmig dafür

**Abstimmung: Rückerstattung Festplatten (Lukas)**
   * Lukas beantragt 205,98 € für zwei Festplatten für den Server im Space
   * Einstimmig dafür

**Abstimmung: Zahlen einer Domain für Freifunk (Siehe Plenum irgendwann)**
   * https://wiki.chaotikum.org/offizielles:protokolle:plenum:2021-02-11
   * Das Chaotikum übernimmt für Freifunk Lübeck die kosten und administration der Domain https://ffdyn.net
   * Der Vorstand hatte dies bereits im Plenum wie protokolliert für gut befunden und stimmt diesem nun abschließend einstimmig zu

**Abstimmung: Zahlen des GEMA Betrags für DIVOC im April 2021** 
   * Informell im Umlaufverfahren besprochen, muss noch formell abgestimmt und protokolliert werden
   * Für die DiVOC wurden 155,15 € für GEMA bezahlt, diese Kosten waren zuvor im Umlaufverfahren beschlossen worden
   * Der Vorstand stimmt diesem nun abschließend einstimmig zu

==== TOP 2: Abstimmung: Änderung Geschäftsordnung des Vorstands ====
   * Die derzeitige Fassung findet sich unter https://chaotikum.org/verein/geschaeftsordnung/
   * Die Ordnung soll aufgrund der Änderungen der Satzung angepasst werden
   * Die Geschäftsordnung des Vorstands wird an folgenden Stellen angepasst
      * §1 (2,3) Aus "Protokollführer" wird "Protokollierendes Vorstandsmitglied"
      * § 3 ist nun "Aufgaben des 1. und des 2. Vorstandsmitglieds"
      * § 3 (1) aus "Der 1. Vorsitzende und der 2. Vorsitzende" wird "Das 1. und 2. Vorstandsmitglied"
      * § 4 wird "Kassenführenden Vorstandsmitglied"
      * § 4 (1,2,3,4,5,6) Aus "Kassenwart" wird "kassenführenden Vorstandsmitglied" und "er" wird "es"
      * § 4 (2) "Finanzprüfer" wird "Kassenprüfer:innen" und "er" wird "es"
      * § 4 (5) aus "den Einzahler" wird "die einzahlende Person"
      * § 7 wird "Erfa-Kreis-Vertretung"
      * § 7 (1) aus "einen Erfa-Kreis-Vertreter" wird "eine Erfa-Kreis-Vertretung"
      * § 7 (2,3,4) aus "Der Erfa-Kreis-Vertreter" wird "Die Erfa-Kreis-Vertretung" (teilweise Plural oder konjugiert)
      * § 8 wird "Pressearbeit"
      * § 8 (1) aus "Der Vorstand kann ein ordentliches Vereinsmitglied zum Pressesprecher ernennen." wird "Der Vorstand kann einem ordentliches Vereinsmitglied die Pressearbeit übertragen."
      * § 8 (2) aus "Der Pressesprecher ist Hauptverantwortlicher für die Öffentlichkeitsarbeit. Er ist angehalten, die Allgemeinheit durch Pressemitteilungen und Nutzung sonstige Publikationskanäle seiner Wahl über öffentliche Vereinsaktivitäten zu informieren." wird "Ein so beauftragtes Vereinsmitglied übernimmt Verantwortung für die Öffentlichkeitrbeit des Vereins. Es ist angehalten, die Allgemeinheit durch Pressemitteilungen und Nutzung sonstige Publikationskanäle seiner Wahl über öffentliche Vereinsaktivitäten zu informieren."
      * § 10 (1) aus "Erfa-kreis-Vertreter" wird "Erfa-Kreis-Vertretung" aus "Pressesprecher" wird "mit Pressearbeit beauftragte Mitglieder" aus "Schließbeauftragter" wird "schließbeauftragte Personen"

   * Eine grundleende Überarbeitung der Geschäftsordnung in Anpassung an die tatsächliche Arbeit des Vorstands ist nötig, wird aber vertagt.
   * Abstimmung: **Der Vorstand stimmt einstimmig für diese Änderungen.**

==== TOP 3: Abstimmung: Änderung Schlüsselordnung ====
   * Die derzeitige Fassung findet sich unter https://chaotikum.org/verein/schluesselordnung/
   * Die Ordnung soll aufgrund der Änderungen der Satzung angepasst werden
   * Die Schlüsselordnung wird an folgenden Stellen angepasst
      * Punkt 2: „Keymaster“ wird zu "schließbeauftragte Person"
      * Punkt 6: Aus "der Annehmende" wird "die annehmende Person"
      * Punkt 7.1 Aus "ein Schlüsselbesitzer" wird "eine Person mit Schlüssel" und "seiner Möglichkeiten" "ihrer Möglichkeiten"
      * Punkt 7.2 Aus "Besitzer physikalischer Schlüssel übernehmen" wird "Eine Person, die einen physikalischen Schlüssel besitzt, übernimmt"
      * Punkt 9 "Keymaster" wird zu "schließbeauftragte Person"
      * Punkt 11.1 "Keymaster" wird zu "schließbeauftragte Person"
      * Punkt 12.1 "Keymaster" wird zu "schließbeauftragte Person"
    * Abstimmung: **Der Vorstand stimmt einstimmig für diese Änderungen.**

==== TOP 4: Abstimmung Änderung der Nutzungsordnung ====

   * Die derzeitige Fassung findet sich unter https://chaotikum.org/verein/nutzung/
   * Die Ordnung soll aufgrund der Änderungen der Satzung angepasst werden
   * Die Nutzungsordnung wird an folgenden Stellen angepasst
      * § 1 (2) "Vorsitzender" wird zu "Vorstandsmitglied"
   * Eine grundlegende Überarbeitung der Nutzungsordnung ist nötig, wird aber vertagt.
   * Abstimmung: **Der Vorstand stimmt einstimmig für diese Änderungen.**

==== TOP 5: Abstimmung: Änderung Hygieneordnung ====

   * Die derzeitige Fassung findet sich unter https://chaotikum.org/verein/hygieneordnung/
   * Aufgrund der neuen Coronaverordnungen wird auch die Hygieneordnung angepasst
   * Das Stufenkonzept entfällt
   * Wir verlinken zur Information auf die Landesverordnung
   * Maximalzahl an Plätzen zukünftig über sediment geregelt
   * Derzeit: Abschaffung der Personengrenzen, da in der Landesverordnung nicht vorgesehen.
   * Weitere Änderungen:
      * Aus "Personen, die aus einem Kreis oder einer Stadt anreisen, wo zum Zeitpunkt ihrer Abreise aus diesem Kreis oder dieser Stadt, oder in den 5 Tagen davor, der vom RKI bestimmten Wert IW (Fälle letzte 7 Tage/100.000 EW) 50 überschritten war, sollten die nächsten 5 Tage nicht in den Hackspace kommen. Personen müssen dies eigenständig feststellen und einhalten. Im Zweifel ist dem Hackspace fernzubleiben." wird "Personen die hochinzidenzgebiete oder Varientengebiete besucht haben, mögen nach der Rückkehr das Risiko verantwortungsvoll bewerten. Im Zweifel dem Space fernzubleiben."
      * Aus "Im gesamten Hackspace, im Flur der Fackenburger-Allee 11 und bei Toilettenbesuchen muss der Mindestabstand von 1,5 Metern zwischen Personen, ausgenommen zwischen Angehörigen eines Hausstandes, eingehalten werden. Im Hackspace werden 7 Arbeitsplätze in den drei Räumen zur Verfügung gestellt, die den notwendigen Mindestabstand berücksichtigen. Angehörige eines Hausstandes dürfen nebeneinandersitzen. Durch eine Sitzplatzreservierung über sediment.chaotikum.org wird diese Maßnahme gesteuert." wird zu "Im gesamten Hackspace, im Flur der Fackenburger-Allee 11 und bei Toilettenbesuchen muss der Mindestabstand von 1,5 Metern zwischen Personen, ausgenommen zwischen Angehörigen eines Hausstandes, eingehalten werden."
      * "Die Arbeitzplatzkapazität im Hackspace wird auf max. 7 Personen beschränkt (sofern dies nicht durch nachfolgende bestimmungen Reduziert wird) und es dürfen nur die zuvor reservierten Arbeitsplätze genutzt werden." wird gestrichen.
      * Aus "Versammlungen und Gruppentreffen sind auch ohne Registrierung unter sediment.chaotikum.org möglich, sofern dies nicht durch nachfolgende Bestimmungen ausgeschlossen ist. Eine Versammlung mit Datum sowie Zeitpunkt des Beginns und des Endes ist dem Vorstand mindestens eine Woche vor Stattfinden bekannt zu geben und die Anzahl der Teilnehmer darf sechs Personen nicht überschreiten (bzw sechs Gruppen jeweils aus Angehörigen eines Hausstandes). Ein Verantwortlicher für die Veranstaltung ist zu benennen. Dieser übermittelt nach der Veranstaltung unverzüglich die Namen und Telefonnummern aller Teilnehmer per Email an den Vorstand des Chaotikum e.V. Personen, die diese Daten nicht weitergeben sind unverzüglich aus den Räumen zu verweisen." wird "Versammlungen und Gruppentreffen sind auch ohne Registrierung unter sediment.chaotikum.org möglich, sofern dies nicht durch nachfolgende Bestimmungen ausgeschlossen ist. Eine Versammlung mit Datum sowie Zeitpunkt des Beginns und des Endes ist dem Vorstand mindestens eine Woche vor Stattfinden bekannt zu geben. Ein Verantwortlicher für die Veranstaltung ist zu benennen. Dieser übermittelt nach der Veranstaltung unverzüglich die Namen und Telefonnummern aller Teilnehmer per Email an den Vorstand des Chaotikum e.V. Personen, die diese Daten nicht weitergeben sind unverzüglich aus den Räumen zu verweisen."
      * Stufe 1 entfällt komplett
      * Stufe 2 entfällt komplett
  * Keine Testpflicht mehr für den Space
  * Abstimmung: **Der Vorstand stimmt einstimmig für diese Änderungen.**

==== TOP 6: Jugendring: Vernetzungstreffen 26.08 ====
  * Leute werde da wohl hingehen

==== TOP 7: Zur Info ==== 
   * Zur Info: Zahlung einer Rechnung vom Bundesanzegerverlag bzgl. Einragung ins Transparenzregister 
      * Wir versuchen dafür zu sorgen, dass zukünftig solche Zahlungen nicht mehr nötig sind
   * Zur Info: INWX hat kein anderes System als prepaid
   * Zur Info: Wir haben dem Finanzamt mitgeteilt, das Spendenbescheide zukünftig digital sein werden und arbeiten an der Umsetzung
   * Zur Info: Das Beitrittsformular wurde angepasst. Mindestbeitrag ist entsprechend dem Auftrag aus der MV entfernt.
   * Zur Info: Unsere bisherige Vereinshaftpflicht bei der AXA ist erfolgreich gekündigt und wir haben inzwischen eine Kündigungsbestätigung. Wir haben weiterhin eine Vereinshaftpflicht im Versicherungspaket über das deutsche Ehrenamt.

==== TOP 8: Digitale Archivierung ====
   * In einer Anfrage an unsere Rechtsberatung ist herrausgekommen, dass wir genausogut digial als auf papier archivieren möchten
   * Vorschlag: den Briefkasten abschaffen? 
      * Denkanstoß: Rechnungen wegen Garantie.
      * Vielleicht behalten um Hürde niedrig zu halten. Ist die Hürde tatsächlich niedriger, als ein PDF ausfüllen?
         * Wird ins Plenum genommen.
   * Vorschlag: Alle Unterlagen ab 01.2021 digital. Gibt es Unterlagen, wo wir zukünftig eine Hardcopy wollen? 
      * Bei Barazhlung wird weiter der Quittungsblock genutzt. Durchschlag wird gescannt aber auch im abgeheftet. Original erhält die Person, die gezahlt hat.
   * Es wird etwas entworfen und zu späterem Zeitpunkt vorgestellt.

{{tag>vorstandssitzung 2021 Juli}}
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