offizielles:protokolle:vorstand:2022-02-05 [Chaotikum e.V.]

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====== Vorstandssitzung: 05.02.2022 ======

   * Beginn: 12:38 
   * Ende: 13:10
   * Teilnehmer: Fabian Schwarze, Leo Blöß, Lukas Ruge
   * Stattgefunden: Big Blue Button

==== TOP 1: Termin und Durchführung der Mitgliederversammlung ====
   * Fabi beantragt für Sonntag, den 20.03.2022 12:00 zu einer online stattfindenden Mitgliederversammlung einzuladen.
     * einstimmig angenommen
   * Fabi beantragt im Falle einer geheimen Wahl eine Briefwahl durchzuführen.
     * einstimmig angenommen
   * Fabi beantragt, die öffentlichen Wahlen über das Umfragetool unserer Nextcloud durchzuführen
     * einstimmig angenommen
   * Der Vorstand stellt den Mitgliedern das Merkblatt zur Durchführung der Mitgliederversammlung, dass bereits für die MV 2021 genutzt wurde, zur Verfügung 
     * https://wiki.chaotikum.org/offizielles:mv2021merkblatt
     * Dieses wird ggf. bis zur Mitgliederversammlung an veränderte rechtliche Gegebenheiten angepasst, sollte dies nötig sein.

==== TOP 2: Berufung einer Wahlleitung ====
   * Fabi beantragt, Svenja Burmeister und Jakob Runge in die Wahlleitung der Briefwahl für die Mitgliederversammlung 2022 zu berufen (beide haben bereits im Vorhinein bestätigt, die Wahl anzunehmen)
     * einstimmig angenommen

==== TOP 3: Rückerstattungsanträge ====

   * Paul beantragt 49,95 € für eine Deckenlampe für die Werkstatt
     * Die Anschaffung wurde im Plenum Januar besprochen
     * Kosten übernimmt der Vermieter, der dies an uns erstattet
       * Abstimmung: Einstimmig dafür

==== TOP 4: Benennung eines Verantwortlichen für digitale Schlüssel (Padlock-System) ====

   * Die bisher verantwortliche Person kann die Rolle nicht mehr übernehmen
   * Malte hat sich bereit erklärt, zukünftig diese Rolle zu übernehmen
   * Da hier ein Umgang mit personenbezogenen Daten stattfindet, ist es notwendig, dass ihn der Vorstand dazu beruft
     * Abstimmung: Einstimmig dafür.

==== TOP 4: Umgang mit Mitgliedern, die ihre Beiträge lange nicht zahlen ====

   * Lukas berichtet:
     * Es gibt mehrere Mitglieder, die seit einem Jahr oder länger keine Beiträge mehr gezahlt haben und die trotz mindestens monatlicher Erinnerung per Mail auch bisher nicht reagiert haben, um z.B. Ratenzahlungen oder Reduzierungen des Beitrags mit dem Vorstand zu vereinbaren. Dies führt zu einem gewissen Dilemma, dass hier erläutert werden soll:
       * Die Mitgliedschaft im Chaotikum e.V. ist ein Vertrag zwischen dem Chaotikum e.V. und dem jeweiligen Mitglied.
       * Die vertraglichen Pflichten eines Mitglieds gegenüber dem Verein sind dabei in der Satzung definiert, genauso die Pflichten des Vorstands
       * Die Satzung legt in §7 (3) fest: "Mitglieder sind verpflichtet, die festgesetzten Beiträge fristgerecht zu zahlen." sowie:  in §8 (1) "Jedes Mitglied entrichtet einen regelmäßigen Beitrag, dessen Höhe und Fälligkeit in der von der Mitgliederversammlung beschlossenen Beitragsordnung festgelegt ist."
       * Im Falle des Ausbleibens der Zahlung legt die Satzung fest, dass Mitglieder ausgeschlossen werden können (§ 6(4)): "Ein Mitglied kann des Weiteren durch Beschluss des Vorstands ausgeschlossen werden, wenn es trotz schriftlicher Mahnung mit der Zahlung von Beiträgen im Verzug ist."
       * Die Beitragsordnung legt fest, dass Beiträge "monatlich im Voraus zu entrichten" sind.
       * Der Vorstand ist laut Satzung verpflichtet, die Geschäfte des Vereins zu führen.
     * Nicht gezahlte Beiträge sind aus verschiedenen Gründen ein Problem nicht nur für den Verein, sondern langfristig auch potenziell für diese Personen, die monatlich mehr Beitragsschulden anhäufen. 
     * Wir als Verein haben auch keinen Vorteil von Geld, das uns zusteht, das wir aber nicht erhalten werden.
     * Was tun wir aktuell
       * Aktuell werden Mitglieder, die mehr als 3 Monate mit ihren Zahlungen zurückliegen, in einer Mail erinnert. Wer mehr als 12 Monatsbeiträge zurückliegt und auch innerhalb der letzten 4 Monate keine Zahlungen geleistet hat, erhält per Mail eine Mahnung, eine solche formelle Mahnung ist Voraussetzung für einen Ausschluss nach § 6 (4).
     * Die Beitragsordnung sieht es nicht vor, dass Mitglieder keinen Beitrag zahlen, aber der Beitrag kann beliebig sein. 
     * Der Vorstand ist zudem laut §8 (2) bemächtigt, "Im begründeten Einzelfall", einen Mitgliedsbeitrag für ein Mitglied festzusetzen.
   * Lukas schlägt daher vor, zu etablieren, dass wir Mitgliedern, die bereits mindestens das Zwölffache ihres aktuellen Beitrags in Rückstand sind und in den letzten 4 Monaten keine Zahlungen geleistet haben, darüber informieren, dass wir gedenken, den Beitrag in Einklang mit § 8 (2) auf 1 € zu senken (sofern der Beitrag noch nicht bei 1 € ist, dann bleibt er wo er ist)
   * Dies betrifft derzeit fünf Personen.
     * Sofern die Mitglieder nicht widersprechen, führen wir das zukünftig zum 13. Monat durch (oder jetzt zum März 2022, wenn es bereits mehr als 13 Monate sind)
     * Eine Erhöhung von Beiträgen wird zukünftig bei keinem Mitglied akzeptiert, welches mehr als die dreifache Höhe seines aktuellen Beitrags im Rückstand ist.
     * Über die Notwendigkeit, Mitglieder auszuschließen (§6 (2)) berät der Vorstand dann im Einzelfall, sofern auch nach der Beitragssenkung über eine längere Zeit keine Zahlungsbereitschaft zu erkennen ist.
     * Dies soll aktuell lediglich als übliches Vorgehen im Vorstand etabliert werden, um das Abstimmen über jeden Einzelfall zu vermeiden. Eine Aufnahme der Regelung in die Beitragsordnung wird nicht angestrebt.
   * Der Vorstand stimmt ab: Einstimmig für dieses Vorgehen

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