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projekte:events:doku

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projekte:events:doku [06.04.2026 09:46] – Lukas Rugeprojekte:events:doku [06.04.2026 09:49] (aktuell) – Lukas Ruge
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 Es ist schön, dass //du// eine Veranstaltung organisieren willst. Hier sind ein paar hilfreiche Tipps, gute Ideen und Leitfäden, um es //dir// leichter zu machen, //dein// Event im Chaotikum zu organisieren. Gerne erweitern. Es ist schön, dass //du// eine Veranstaltung organisieren willst. Hier sind ein paar hilfreiche Tipps, gute Ideen und Leitfäden, um es //dir// leichter zu machen, //dein// Event im Chaotikum zu organisieren. Gerne erweitern.
  
-=== Grundsätzliches ===+===== Grundsätzliches =====
   - Jede Person kann im Space Events organisieren. Mitglieder ohnehin, Externe aber auch. Events dürfen dabei natürlich nicht im Widerspruch zu [[https://chaotikum.org/verein/satzung/|Satzung]] und Co. stehen, das ist klar, aber vermutlich dürfte es niemandem schwerfallen, das grob einzuschätzen.   - Jede Person kann im Space Events organisieren. Mitglieder ohnehin, Externe aber auch. Events dürfen dabei natürlich nicht im Widerspruch zu [[https://chaotikum.org/verein/satzung/|Satzung]] und Co. stehen, das ist klar, aber vermutlich dürfte es niemandem schwerfallen, das grob einzuschätzen.
   - Ein im Chaotikum durchgeführtes Event-Konzept gehört niemandem. Nur weil eine Person üblicherweise die Freitalks organisiert, kann es nicht auch wer anderes tun. Alles darf (und soll) übernommen, geremixt, verändert und verbessert werden, wie es gerade passt.   - Ein im Chaotikum durchgeführtes Event-Konzept gehört niemandem. Nur weil eine Person üblicherweise die Freitalks organisiert, kann es nicht auch wer anderes tun. Alles darf (und soll) übernommen, geremixt, verändert und verbessert werden, wie es gerade passt.
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   - Manches gilt jeweils nur für Online- oder für Präsenz-Events, das steht dann hoffentlich auch dran...   - Manches gilt jeweils nur für Online- oder für Präsenz-Events, das steht dann hoffentlich auch dran...
  
-=== Erste Schritte ===+===== Erste Schritte =====
   * Es beginnt damit, dass //du// ein Event organisieren möchtest. Das heißt, es ist erst einmal wichtig, dass //du// ungefähr weißt, was du für ein Event organisieren möchtest. Manchmal hilft es, sich an existierenden Konzepten zu orientieren (z. B. Freitalk, 5-Minuten-Termine, Lightning Talks, SWK, Stammtisch...), um sich über das Konzept klar zu werden.   * Es beginnt damit, dass //du// ein Event organisieren möchtest. Das heißt, es ist erst einmal wichtig, dass //du// ungefähr weißt, was du für ein Event organisieren möchtest. Manchmal hilft es, sich an existierenden Konzepten zu orientieren (z. B. Freitalk, 5-Minuten-Termine, Lightning Talks, SWK, Stammtisch...), um sich über das Konzept klar zu werden.
   * Suche dir ein Datum. Idealerweise sind da nicht zu viele andere Sachen parallel.   * Suche dir ein Datum. Idealerweise sind da nicht zu viele andere Sachen parallel.
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 Ok, du hast ein Konzept, ein Datum und Menschen, die dir helfen. Die ersten Schritte sind getan. Ok, du hast ein Konzept, ein Datum und Menschen, die dir helfen. Die ersten Schritte sind getan.
  
-=== Vorbereitung ===+===== Vorbereitung =====
   * Ein Event im Chaotikum sollte in den Kalender. Wenn es physikalisch im Space stattfinden soll, ist das auch die Art, wie du sozusagen den Raum reservierst. Wie das geht, findet sich in der Anleitung [[https://git.chaotikum.org/chaotikum/website/-/blob/master/docs/content/events.md|hier]]. Dafür benötigst du Zugang zum Chaotikum-GitLab; wenn du den nicht hast, benötigst du einen [[https://wiki.chaotikum.org/hackspace:infrastruktur:keycloak|Chaotikum-Account]].   * Ein Event im Chaotikum sollte in den Kalender. Wenn es physikalisch im Space stattfinden soll, ist das auch die Art, wie du sozusagen den Raum reservierst. Wie das geht, findet sich in der Anleitung [[https://git.chaotikum.org/chaotikum/website/-/blob/master/docs/content/events.md|hier]]. Dafür benötigst du Zugang zum Chaotikum-GitLab; wenn du den nicht hast, benötigst du einen [[https://wiki.chaotikum.org/hackspace:infrastruktur:keycloak|Chaotikum-Account]].
   * Schau, ob dein Termin mit anderen Veranstaltungen kollidiert.   * Schau, ob dein Termin mit anderen Veranstaltungen kollidiert.
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    * Dasselbe gilt für die Frage, wie der Nobreakspace aufgemacht wird. Wenn du keine Schließberechtigung hast, sprich das Thema **früh** an und suche jemanden, der dir aufschließt. Damit ihr die Räume auch nutzen könnt, solltest du die Zusage von mindestens einer Person mit Schließberechtigung haben.    * Dasselbe gilt für die Frage, wie der Nobreakspace aufgemacht wird. Wenn du keine Schließberechtigung hast, sprich das Thema **früh** an und suche jemanden, der dir aufschließt. Damit ihr die Räume auch nutzen könnt, solltest du die Zusage von mindestens einer Person mit Schließberechtigung haben.
  
-=== Location-Suche ===+===== Location-Suche =====
 Nicht für alle Events ist der Nobreakspace die korrekte Location, deshalb kann es gut sein, sich nach möglichen Locations in Lübeck umzuschauen. Dass diese manchmal Geld kosten, ist kein Problem (siehe Abschnitt //Kosten für Events//). Hier sind einige Vorschläge: Nicht für alle Events ist der Nobreakspace die korrekte Location, deshalb kann es gut sein, sich nach möglichen Locations in Lübeck umzuschauen. Dass diese manchmal Geld kosten, ist kein Problem (siehe Abschnitt //Kosten für Events//). Hier sind einige Vorschläge:
  
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    * An der Uni (z. B. Audimax)    * An der Uni (z. B. Audimax)
  
-=== Kosten für Events ===+===== Kosten für Events =====
    * Events können Geld kosten. Das ist kein Problem, im Gegenteil: Das ist der Grund, warum es den Verein und seine Mittel gibt. Insbesondere wenn sie den Zweck des Vereins fördern, unterstützt das Chaotikum, wenn möglich, gerne auch finanziell.    * Events können Geld kosten. Das ist kein Problem, im Gegenteil: Das ist der Grund, warum es den Verein und seine Mittel gibt. Insbesondere wenn sie den Zweck des Vereins fördern, unterstützt das Chaotikum, wenn möglich, gerne auch finanziell.
    * Sprich dazu **frühzeitig** das Thema auf dem Plenum oder mindestens mit dem Vorstand an. Events, die Geld kosten, müssen daher eher mit **Monaten** Vorlauf als mit **Wochen** Vorlauf geplant werden.    * Sprich dazu **frühzeitig** das Thema auf dem Plenum oder mindestens mit dem Vorstand an. Events, die Geld kosten, müssen daher eher mit **Monaten** Vorlauf als mit **Wochen** Vorlauf geplant werden.
-      * Auch der CCC kann uns z. B. unterstützen und tut das gerne. Auch hier ist frühzeitiges Anfragen nötig. Der Chaotikum-Vorstand unterstützt euch gerne dabei. +      * Auch der CCC kann uns z. B. unterstützen und tut das gerne, auch zur Risikoabsicherung. Auch hier ist frühzeitiges Anfragen nötig. Der Chaotikum-Vorstand unterstützt euch gerne dabei. 
       * Bei eher kleinen Summen (< 100 €) geht vermutlich auch ein schneller Weg über eine informelle Anfrage beim Vorstand.       * Bei eher kleinen Summen (< 100 €) geht vermutlich auch ein schneller Weg über eine informelle Anfrage beim Vorstand.
    * Wenn dein Event Geld kostet, stell eine Spendenbüchse auf. Wir haben nicht den Anspruch, dass ein Event kostenneutral oder gewinnbringend ist, aber Spenden sind immer schön.    * Wenn dein Event Geld kostet, stell eine Spendenbüchse auf. Wir haben nicht den Anspruch, dass ein Event kostenneutral oder gewinnbringend ist, aber Spenden sind immer schön.
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    * Verpflegung von Helfenden: Gerade bei längeren Events oder Outdoor-Aktivitäten ist es absolut notwendig, dass diejenigen, die helfen, auch verpflegt werden. Also etwas Wasser, Müsliriegel, irgendwas. Leider macht einem das Gesetz es hier etwas schwierig (Stichwort: [[https://wiki.chaotikum.org/intern:vorstand:rechtsberatung:20240117|Annehmlichkeitenregelung]]). Wir kriegen das aber bestimmt dennoch hin. Rede diesbezüglich mit dem Vorstand.     * Verpflegung von Helfenden: Gerade bei längeren Events oder Outdoor-Aktivitäten ist es absolut notwendig, dass diejenigen, die helfen, auch verpflegt werden. Also etwas Wasser, Müsliriegel, irgendwas. Leider macht einem das Gesetz es hier etwas schwierig (Stichwort: [[https://wiki.chaotikum.org/intern:vorstand:rechtsberatung:20240117|Annehmlichkeitenregelung]]). Wir kriegen das aber bestimmt dennoch hin. Rede diesbezüglich mit dem Vorstand. 
  
-=== Ankündigung ===+===== Ankündigung =====
    * Kündige dein Event rechtzeitig an. Kalendereinträge und [[https://wiki.chaotikum.org/howto:chaotikumwebsite:neuerblogpost|Blogposts]] ergeben auch zwei Wochen vorher schon Sinn, damit Leute sich die Zeit schon mal vormerken können. Social Media sollte auch kurz davor nochmal passieren, da sind Menschen sehr vergesslich.    * Kündige dein Event rechtzeitig an. Kalendereinträge und [[https://wiki.chaotikum.org/howto:chaotikumwebsite:neuerblogpost|Blogposts]] ergeben auch zwei Wochen vorher schon Sinn, damit Leute sich die Zeit schon mal vormerken können. Social Media sollte auch kurz davor nochmal passieren, da sind Menschen sehr vergesslich.
      * Immer sonntags gibt es eine automatische Mail mit allen Terminen der nächsten 30 Tage. Darin ein paar Mal aufzutauchen ist hilfreich, um mehr Aufmerksamkeit zu erreichen.      * Immer sonntags gibt es eine automatische Mail mit allen Terminen der nächsten 30 Tage. Darin ein paar Mal aufzutauchen ist hilfreich, um mehr Aufmerksamkeit zu erreichen.
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    * **Reparatur-Events:** Wir haben einen Account bei https://www.reparatur-initiativen.de/. Dort gibt es einen Kalender, in den Events, bei denen Dinge repariert werden, eingetragen werden sollen und können. Das geht leider nur per Hand! Du kannst dir dort einen Account klicken, dann kann Lukas dich zur Gruppe "Chaotikum" hinzufügen und du kannst dein Event dort eintragen.    * **Reparatur-Events:** Wir haben einen Account bei https://www.reparatur-initiativen.de/. Dort gibt es einen Kalender, in den Events, bei denen Dinge repariert werden, eingetragen werden sollen und können. Das geht leider nur per Hand! Du kannst dir dort einen Account klicken, dann kann Lukas dich zur Gruppe "Chaotikum" hinzufügen und du kannst dein Event dort eintragen.
  
-=== Dies und das ===+===== Dies und das =====
    * Soll Musik abgespielt oder ausgestrahlt werden, rede mit dem Vorstand über [[howto:gema|GEMA]].    * Soll Musik abgespielt oder ausgestrahlt werden, rede mit dem Vorstand über [[howto:gema|GEMA]].
    * Achte darauf, dass entsprechend Zeit für Aufbau und das Aufräumen am Ende eingeplant ist.    * Achte darauf, dass entsprechend Zeit für Aufbau und das Aufräumen am Ende eingeplant ist.
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      * Lüften lohnt sich.      * Lüften lohnt sich.
  
-==== Events woanders ====+===== Events woanders =====
 Viele Events, sei es ein Seminar, Hanse-Kultur-Festival oder die NooK, finden woanders statt, werden aber von uns (mit) organisiert. Hier gibt es bestimmte Dinge, auf die zu achten ist: Viele Events, sei es ein Seminar, Hanse-Kultur-Festival oder die NooK, finden woanders statt, werden aber von uns (mit) organisiert. Hier gibt es bestimmte Dinge, auf die zu achten ist:
  
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    * Der Verein verfügt über eine Veranstaltungsversicherung ("Veranstalterhaftpflichtversicherung"). Wir können, sofern gefordert, eine entsprechende Versicherungsbestätigung vorlegen.    * Der Verein verfügt über eine Veranstaltungsversicherung ("Veranstalterhaftpflichtversicherung"). Wir können, sofern gefordert, eine entsprechende Versicherungsbestätigung vorlegen.
  
-=== Erste Hilfe ===+===== Erste Hilfe =====
 Im Space befindet sich ein Erste-Hilfe-Kasten, den kann man für ein Event auch mal mitnehmen. Er ist leider meist in desolatem Zustand. Also muss man vorher prüfen, ob drin ist, was man braucht. **Wichtig:** Es ist komplett egal, ob exakt das drin ist, was gesetzlich in einem Erste-Hilfe-Kasten sein muss! Wir wollen keine Autokontrolle an der Autobahn überstehen, wir wollen so helfen, wie es Sinn ergibt. Das ist je nach Event unterschiedlich. Im Space befindet sich ein Erste-Hilfe-Kasten, den kann man für ein Event auch mal mitnehmen. Er ist leider meist in desolatem Zustand. Also muss man vorher prüfen, ob drin ist, was man braucht. **Wichtig:** Es ist komplett egal, ob exakt das drin ist, was gesetzlich in einem Erste-Hilfe-Kasten sein muss! Wir wollen keine Autokontrolle an der Autobahn überstehen, wir wollen so helfen, wie es Sinn ergibt. Das ist je nach Event unterschiedlich.
  
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 Bei der NooK oder anderen größeren, selbst organisierten Events in eigenen Räumen sind wir im Notfall als Orga auch für die Erstversorgung zuständig, bis die 112 ankommt. Hier muss also etwas mehr eingepackt werden. Bei diesen Events ist auch eine Person zu benennen, die sich mit Erster Hilfe auskennt; darauf kann man bei den anderen Events verzichten. Bei der NooK oder anderen größeren, selbst organisierten Events in eigenen Räumen sind wir im Notfall als Orga auch für die Erstversorgung zuständig, bis die 112 ankommt. Hier muss also etwas mehr eingepackt werden. Bei diesen Events ist auch eine Person zu benennen, die sich mit Erster Hilfe auskennt; darauf kann man bei den anderen Events verzichten.
  
-==== Selbstgemachtes Essen ====+===== Selbstgemachtes Essen =====
 Natürlich geht so etwas grundsätzlich. Verkaufen ist auch nicht verboten, aber vermutlich nicht gemeinnützig, sondern ein wirtschaftlicher Geschäftszweig. Eine Abgabe gegen freiwillige Spende ist von der Finanzseite her simpler. Natürlich geht so etwas grundsätzlich. Verkaufen ist auch nicht verboten, aber vermutlich nicht gemeinnützig, sondern ein wirtschaftlicher Geschäftszweig. Eine Abgabe gegen freiwillige Spende ist von der Finanzseite her simpler.
  
 Aber auch wenn Panikmachende das gerne mal anders behaupten: [[https://www.ndr.de/nachrichten/schleswig-holstein/Nach-Tortenverbot-fuer-Landfrauen-Politik-sichert-Verkauf-zu-,landfrauen270.html|Der Kuchenverkauf im Ehrenamt ist erlaubt.]] Aber auch wenn Panikmachende das gerne mal anders behaupten: [[https://www.ndr.de/nachrichten/schleswig-holstein/Nach-Tortenverbot-fuer-Landfrauen-Politik-sichert-Verkauf-zu-,landfrauen270.html|Der Kuchenverkauf im Ehrenamt ist erlaubt.]]
  
-==== Schichten ====+===== Schichten =====
 Wie man Schichten anlegt, warum es wichtig ist, sie zu beschreiben usw. folgt hier. Wie man Schichten anlegt, warum es wichtig ist, sie zu beschreiben usw. folgt hier.
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