Hilfreiche Tipps, gute Ideen und Leitfäden um es dir leichter zu machen dein Event im Chaotikum zu organisieren.
Grundsätzliches
Jede Person kann im Space Events organisieren. Mitglieder ohnehin, Externe aber auch. Events dürfen dabei natürlich nicht im Widerspruch zu Satzung und so stehen, das ist klar, aber vermutlich dürfte es niemandem schwerfallen das grob einzuschätzen.
Ein im Chaotikum durchgeführtes Event-Konzept gehört niemandem. Nur weil eine Person üblicherweise die Freitalks organisiert, kann es nicht auch wer anderes tun. Alles darf (und soll) übernommen, geremixed, verändert, verbessert werden, wie es gerade passt.
Events gehen vor. Ist ein Event eingetragen heißt dies, dass dieses Event die Möglichkeit der Durchführung auch bekommen sollte. Heißt z.B. wenn ein Vortrag stattfindet, darf im Space keine laute Technik genutzt werden u. Ä.
Manches gilt jeweils nur für Online- oder für Präsenz-Events, das steht dann hoffentlich auch dran…
Erste Schritte
Es beginnt damit, das du ein Event organisieren möchtest. Das heißt, es ist erst einmal wichtig, das du ungefähr weißt, was du für ein Event organisieren möchtest. Manchmal hilft es sich an existierenden Konzepten zu orientieren (z.B. Freitalk, 5-Minuten-Termine, Lightning Talks, SWK, Stammtisch…) um sich über das Konzept klar zu werden.
Suche dir ein Datum. Idealerweise sind da nicht zu viele andere Sachen parallel.
Überlege dir, ob du für die Durchführung andere Menschen brauchst. Insbesondere, wenn jemand etwas tun muss, was du nicht tun möchtest. Braucht dein Event jemanden, der moderiert, aber du möchtest nicht moderieren. Überlege dir, wer das machen könnte und frage.
Ok, du hast ein Konzept, ein Datum und Menschen die dir helfen. Die ersten Schritte sind getan.
Vorbereitung
Ein Event im Chaotikum sollte in den Kalender. Wenn es physikalisch im Space stattfinden soll, ist das auch, wie du sozusagen den Raum reservierst. Wie geht das, die Anleitung findet sich hier. Dafür benötigst du Zugang zum Chaotikum-Gitlab, wenn du den nicht hast, benötigst du einen Chaotikum-Account.
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Ankündigung
Kündige dein Event rechtzeitig an. Kalender-Einträge und Blogposts machen auch zwei Wochen vorher schon Sinn, damit Leute sich die Zeit schon mal vormerken können. Social Media sollte auch kurz davor nochmal passieren, da sind Menschen sehr vergesslich.
Ein wichtiger Schritt um ein erfolgreiches Event durchzuführen ist, dass Menschen davon erfahren. Wer ist die Zielgruppe deines Events? Ist es ein Workshop? Für Kinder? Technikbegeisterte? Alle? Je nachdem kann die „Werbung“ unterschiedlich ausfallen. Neben dem Eintrag im Kalender, der bereits existieren sollte, ist es üblich, einen Blogpost zu schreiben (vielleicht ein oder zwei Wochen vor dem Event), und auf dem twitter-Account des Chaotikums darauf hinzuweisen. Die talk-Mailingliste ist ein weiterer guter Ort, um zu werden, als auch der Matrix-Kanal. Danach überlege dir, ob es thematisch spezifische Kanäle gibt, auf denen sich Werbung für dein Event lohnt.
Dies und das
Soll Musik abgespielt oder ausgestrahlt werden, rede mit dem Vorstand über GEMA.