How To: EventOrga

Es ist schön, dass du eine Veranstaltung organisieren willst. Hier sind ein paar hilfreiche Tipps, gute Ideen und Leitfäden, um es dir leichter zu machen, dein Event im Chaotikum zu organisieren. Gerne erweitern.

1. Jede Person kann im Space Events organisieren. Mitglieder ohnehin, Externe aber auch. Events dürfen dabei natürlich nicht im Widerspruch zu Satzung und Co. stehen, das ist klar, aber vermutlich dürfte es niemandem schwerfallen, das grob einzuschätzen.
2. Ein im Chaotikum durchgeführtes Event-Konzept gehört niemandem. Nur weil eine Person üblicherweise die Freitalks organisiert, kann es nicht auch wer anderes tun. Alles darf (und soll) übernommen, geremixt, verändert und verbessert werden, wie es gerade passt.
3. Events gehen vor. Ist ein Event eingetragen, heißt dies, dass dieses Event die Möglichkeit der Durchführung auch bekommen sollte. Das heißt z. B., wenn ein Vortrag stattfindet, darf im Space keine laute Technik genutzt werden u. Ä.
4. Manches gilt jeweils nur für Online- oder für Präsenz-Events, das steht dann hoffentlich auch dran…

• Es beginnt damit, dass du ein Event organisieren möchtest. Das heißt, es ist erst einmal wichtig, dass du ungefähr weißt, was du für ein Event organisieren möchtest. Manchmal hilft es, sich an existierenden Konzepten zu orientieren (z. B. Freitalk, 5-Minuten-Termine, Lightning Talks, SWK, Stammtisch…), um sich über das Konzept klar zu werden.
• Suche dir ein Datum. Idealerweise sind da nicht zu viele andere Sachen parallel.
• Überlege dir, ob du für die Durchführung andere Menschen brauchst. Insbesondere, wenn jemand etwas tun muss, was du nicht tun möchtest. Braucht dein Event jemanden, der moderiert, aber du möchtest nicht moderieren? Überlege dir, wer das machen könnte, und frage nach.

Ok, du hast ein Konzept, ein Datum und Menschen, die dir helfen. Die ersten Schritte sind getan.

• Ein Event im Chaotikum sollte in den Kalender. Wenn es physikalisch im Space stattfinden soll, ist das auch die Art, wie du sozusagen den Raum reservierst. Wie das geht, findet sich in der Anleitung hier. Dafür benötigst du Zugang zum Chaotikum-GitLab; wenn du den nicht hast, benötigst du einen Chaotikum-Account.
• Schau, ob dein Termin mit anderen Veranstaltungen kollidiert.
  • Dafür gibt es insbesondere den Kalender, hier sollte eigentlich alles drinstehen. Schau am besten auch kurz in die regelmäßigen Veranstaltungen für langfristigere Planungen.
• Was für Dinge brauchst du?
  • Schaue, dass niemand die Sachen bereits reserviert oder ausgeliehen hat, die du brauchst. Wenn nicht, reserviere sie für dein Event.
  • Und achte darauf, dass du dich mit der vorhandenen Technik auch auskennst. Das Chaotikum ist weitestgehend „Do it yourself“, das heißt, niemand wird dich durch dein Event führen. Aber wenn du etwas noch erlernen musst, findet sich sicher jemand, um dir zu helfen. Vorher.
• Dasselbe gilt für die Frage, wie der Nobreakspace aufgemacht wird. Wenn du keine Schließberechtigung hast, sprich das Thema früh an und suche jemanden, der dir aufschließt. Damit ihr die Räume auch nutzen könnt, solltest du die Zusage von mindestens einer Person mit Schließberechtigung haben.

Nicht für alle Events ist der Nobreakspace die korrekte Location, deshalb kann es gut sein, sich nach möglichen Locations in Lübeck umzuschauen. Dass diese manchmal Geld kosten, ist kein Problem (siehe Abschnitt Kosten für Events). Hier sind einige Vorschläge:

Die Diele (Mengstraße 41, 23552 Lübeck) ist die Event-Location des Jugendrings. Wir können sie, sofern noch nicht anderweitig belegt, kostenlos nutzen. Sie bietet…

• Museum für Natur und Umwelt
• Europäisches Hansemuseum
• Kleinere Locations innerhalb der Gollan-Werft
• An der Uni (z. B. Audimax)

• Events können Geld kosten. Das ist kein Problem, im Gegenteil: Das ist der Grund, warum es den Verein und seine Mittel gibt. Insbesondere wenn sie den Zweck des Vereins fördern, unterstützt das Chaotikum, wenn möglich, gerne auch finanziell.
• Sprich dazu frühzeitig das Thema auf dem Plenum oder mindestens mit dem Vorstand an. Events, die Geld kosten, müssen daher eher mit Monaten Vorlauf als mit Wochen Vorlauf geplant werden.
  • Auch der CCC kann uns z. B. unterstützen und tut das gerne, auch zur Risikoabsicherung. Auch hier ist frühzeitiges Anfragen nötig. Der Chaotikum-Vorstand unterstützt euch gerne dabei.
  • Bei eher kleinen Summen (< 100 €) geht vermutlich auch ein schneller Weg über eine informelle Anfrage beim Vorstand.
• Wenn dein Event Geld kostet, stell eine Spendenbüchse auf. Wir haben nicht den Anspruch, dass ein Event kostenneutral oder gewinnbringend ist, aber Spenden sind immer schön.
  • Bedenke: Kosten sind nicht nur Geld, auch genutztes Material usw.
• Verpflegung von Helfenden: Gerade bei längeren Events oder Outdoor-Aktivitäten ist es absolut notwendig, dass diejenigen, die helfen, auch verpflegt werden. Also etwas Wasser, Müsliriegel, irgendwas. Leider macht einem das Gesetz es hier etwas schwierig (Stichwort: Annehmlichkeitenregelung). Wir kriegen das aber bestimmt dennoch hin. Rede diesbezüglich mit dem Vorstand.

• Kündige dein Event rechtzeitig an. Kalendereinträge und Blogposts ergeben auch zwei Wochen vorher schon Sinn, damit Leute sich die Zeit schon mal vormerken können. Social Media sollte auch kurz davor nochmal passieren, da sind Menschen sehr vergesslich.
  • Immer sonntags gibt es eine automatische Mail mit allen Terminen der nächsten 30 Tage. Darin ein paar Mal aufzutauchen ist hilfreich, um mehr Aufmerksamkeit zu erreichen.
• Ein wichtiger Schritt, um ein erfolgreiches Event durchzuführen, ist, dass Menschen davon erfahren. Wer ist die Zielgruppe deines Events? Ist es ein Workshop? Für Kinder? Technikbegeisterte? Alle? Je nachdem kann die „Werbung“ unterschiedlich ausfallen. Neben dem Eintrag im Kalender, der bereits existieren sollte, ist es üblich, einen Blogpost zu schreiben (vielleicht ein oder zwei Wochen vor dem Event) und auf dem Twitter/X-Account des Chaotikums darauf hinzuweisen. Die talk-Mailingliste ist ein weiterer guter Ort, um zu werben, ebenso wie der Matrix-Kanal. Danach überlege dir, ob es thematisch spezifische Kanäle gibt, auf denen sich Werbung für dein Event lohnt.
• Reparatur-Events: Wir haben einen Account bei https://www.reparatur-initiativen.de/. Dort gibt es einen Kalender, in den Events, bei denen Dinge repariert werden, eingetragen werden sollen und können. Das geht leider nur per Hand! Du kannst dir dort einen Account klicken, dann kann Lukas dich zur Gruppe „Chaotikum“ hinzufügen und du kannst dein Event dort eintragen.

• Soll Musik abgespielt oder ausgestrahlt werden, rede mit dem Vorstand über GEMA.
• Achte darauf, dass entsprechend Zeit für Aufbau und das Aufräumen am Ende eingeplant ist.
• Kümmere dich bitte vor der Veranstaltung darum, dass explizit klar ist, wer was auf- und abbaut. Es macht generell einen besseren Eindruck, wenn der Aufbau vor dem Erscheinen der Gäste passiert.
  • Den Staubsauger vor der Veranstaltung zu nutzen, ist meist eine sinnvolle Idee.
  • Tische, Stühle usw. sind nicht zwingend in einem vorher absehbaren Schema aufgebaut und müssen ggf. umgeräumt werden.
  • Lüften lohnt sich.

Viele Events, sei es ein Seminar, Hanse-Kultur-Festival oder die NooK, finden woanders statt, werden aber von uns (mit) organisiert. Hier gibt es bestimmte Dinge, auf die zu achten ist:

• Der Verein verfügt über eine Veranstaltungsversicherung („Veranstalterhaftpflichtversicherung“). Wir können, sofern gefordert, eine entsprechende Versicherungsbestätigung vorlegen.

Im Space befindet sich ein Erste-Hilfe-Kasten, den kann man für ein Event auch mal mitnehmen. Er ist leider meist in desolatem Zustand. Also muss man vorher prüfen, ob drin ist, was man braucht. Wichtig: Es ist komplett egal, ob exakt das drin ist, was gesetzlich in einem Erste-Hilfe-Kasten sein muss! Wir wollen keine Autokontrolle an der Autobahn überstehen, wir wollen so helfen, wie es Sinn ergibt. Das ist je nach Event unterschiedlich.

Bei Events wie dem Hanse-Kultur-Festival, Ehrenamtsmessen, Straßenfesten wie dem Parking Day oder anderen externen Events sind üblicherweise Sanitäter vor Ort und schnell da. Darum kümmert sich die übergeordnete Orga, da wir nur Teil des Events sind. Wir müssen hier kaum oder gar nicht in der Lage sein, Erste Hilfe mit dem Kasten zu leisten. Wir brauchen Dinge wie Pflaster, Sonnencreme, Kühlpacks, Aspirin – Dinge, für die niemand einen Arzt holt, aber die alles etwas angenehmer machen.

Bei der NooK oder anderen größeren, selbst organisierten Events in eigenen Räumen sind wir im Notfall als Orga auch für die Erstversorgung zuständig, bis die 112 ankommt. Hier muss also etwas mehr eingepackt werden. Bei diesen Events ist auch eine Person zu benennen, die sich mit Erster Hilfe auskennt; darauf kann man bei den anderen Events verzichten.

Natürlich geht so etwas grundsätzlich. Verkaufen ist auch nicht verboten, aber vermutlich nicht gemeinnützig, sondern ein wirtschaftlicher Geschäftszweig. Eine Abgabe gegen freiwillige Spende ist von der Finanzseite her simpler.

Aber auch wenn Panikmachende das gerne mal anders behaupten: Der Kuchenverkauf im Ehrenamt ist erlaubt.

Wie man Schichten anlegt, warum es wichtig ist, sie zu beschreiben usw. folgt hier.