How To: EventOrga

Es ist schön, dass du eine Veranstaltung organisieren willst. Hier sind ein paar hilfreiche Tipps, gute Ideen und Leitfäden um es dir leichter zu machen dein Event im Chaotikum zu organisieren. Gerne erweitern.

1. Jede Person kann im Space Events organisieren. Mitglieder ohnehin, Externe aber auch. Events dürfen dabei natürlich nicht im Widerspruch zu Satzung und so stehen, das ist klar, aber vermutlich dürfte es niemandem schwerfallen das grob einzuschätzen.
2. Ein im Chaotikum durchgeführtes Event-Konzept gehört niemandem. Nur weil eine Person üblicherweise die Freitalks organisiert, kann es nicht auch wer anderes tun. Alles darf (und soll) übernommen, geremixed, verändert, verbessert werden, wie es gerade passt.
3. Events gehen vor. Ist ein Event eingetragen heißt dies, dass dieses Event die Möglichkeit der Durchführung auch bekommen sollte. Heißt z.B. wenn ein Vortrag stattfindet, darf im Space keine laute Technik genutzt werden u. Ä.
4. Manches gilt jeweils nur für Online- oder für Präsenz-Events, das steht dann hoffentlich auch dran…

• Es beginnt damit, das du ein Event organisieren möchtest. Das heißt, es ist erst einmal wichtig, das du ungefähr weißt, was du für ein Event organisieren möchtest. Manchmal hilft es sich an existierenden Konzepten zu orientieren (z.B. Freitalk, 5-Minuten-Termine, Lightning Talks, SWK, Stammtisch…) um sich über das Konzept klar zu werden.
• Suche dir ein Datum. Idealerweise sind da nicht zu viele andere Sachen parallel.
• Überlege dir, ob du für die Durchführung andere Menschen brauchst. Insbesondere, wenn jemand etwas tun muss, was du nicht tun möchtest. Braucht dein Event jemanden, der moderiert, aber du möchtest nicht moderieren. Überlege dir, wer das machen könnte und frage.

Ok, du hast ein Konzept, ein Datum und Menschen die dir helfen. Die ersten Schritte sind getan.

• Ein Event im Chaotikum sollte in den Kalender. Wenn es physikalisch im Space stattfinden soll, ist das auch, wie du sozusagen den Raum reservierst. Wie geht das, die Anleitung findet sich hier. Dafür benötigst du Zugang zum Chaotikum-Gitlab, wenn du den nicht hast, benötigst du einen Chaotikum-Account.
• Schau, ob dein Termin mit anderen Veranstaltungen kollidiert.
  • Dafür gibt es insbesondere den Kalender, hier sollte eigentlich alles drin stehen. Schau am besten auch kurz auf die in die regelmäßigen Veranstaltungen für langfristigere Planung.
• Was für Dinge brauchst du?
  • Schaue, dass niemand die Sachen bereits reserbiert oder ausgeliehen hat, die du brauchst. Wenn nicht, reserviere sie für dein Event.
  • Und achte darauf, dass du dich mit der vorhandenen Technik auch auskennst. Das Chaotikum ist weitestgehend „Do it yourself“, das heißt, niemand wird dich durch dein Event führen. Aber wenn du etwas noch erlernen musst, findet sich sicher jemand, um dir zu helfen. Vorher.
• Das selbe gilt für die Frage, wie der Nobreakspace aufgemacht wird. Wenn du keine Schließberechtigung hast sprich das Thema früh an und suche jemanden, der dir aufschließt. Damit ihr die Räume auch nutzen könnte, solltest du die Zusage von mindestens einer Person mit Schließberechtigung haben.

• Events können Geld kosten. Das ist erstmal kein Problem. Insbesondere wenn sie den ZWeck des Vereins fördern unterstützt das Chaotikum, wenn Möglich, gerne auch finanziell.
• Sprich dazu frühzeitig das Thema auf dem PLenum oder mindestens mit dem Vorstand an. Events die Geld kosten müssen daher eher mit Monaten Vorlauf als mit Wochen Vorlauf geplant werden.
  • Bei eher kleinen Summen (< 100 €) geht vermutlich auch ein schneller Weg über informelle Frage beim Vorstand,
• Wenn dein Event Geld kostet, stell ne Spendenbüchse auf. Wir haben nicht den Anspruch, dass ein Event kostenneutral oder gewinnbringend ist, aber Spenden sind immer schön.
  • Bedenke: Kosten sind nicht nur Geld, auch genutztes Material usw..
• Verpflegung von Helfenden: gerade bei längeren Events oder Outdors ist es absolut notwendig, dass diejenigen die Helfen auch verpflegt werden. Also etwas Wasser, Müslirigel. Irgendwas. Leider macht einem das Gesetz es hier etwas schwierig (Stichwort: Annehmlichkeitenregelung). Wir kriegen das aber bestimmt dennoch hin. Rede diesbezüglich mit dem Vorstand.

• Kündige dein Event rechtzeitig an. Kalender-Einträge und Blogposts machen auch zwei Wochen vorher schon Sinn, damit Leute sich die Zeit schon mal vormerken können. Social Media sollte auch kurz davor nochmal passieren, da sind Menschen sehr vergesslich.
  • Immer Sontags gibt es eine automatische Mail mit allen Terminen der nächsten 30 Tage. Darin ein paar mal aufzutauchen ist hilfreich, um mehr Eyballs zu erreichen.
• Ein wichtiger Schritt um ein erfolgreiches Event durchzuführen ist, dass Menschen davon erfahren. Wer ist die Zielgruppe deines Events? Ist es ein Workshop? Für Kinder? Technikbegeisterte? Alle? Je nachdem kann die „Werbung“ unterschiedlich ausfallen. Neben dem Eintrag im Kalender, der bereits existieren sollte, ist es üblich, einen Blogpost zu schreiben (vielleicht ein oder zwei Wochen vor dem Event), und auf dem twitter-Account des Chaotikums darauf hinzuweisen. Die talk-Mailingliste ist ein weiterer guter Ort, um zu werden, als auch der Matrix-Kanal. Danach überlege dir, ob es thematisch spezifische Kanäle gibt, auf denen sich Werbung für dein Event lohnt.

• Soll Musik abgespielt oder ausgestrahlt werden, rede mit dem Vorstand über GEMA.

* Achte darauf, dass entsprechend Zeit für Aufbau und das Aufräumen am Ende eingeplant sind.

• Kümmer dich bitte vor der Veranstaltung darum, dass explizit klar ist, wer was auf- und abbaut. Es macht generell einen besseren Eindruck, wenn der Aufbau vor dem Erscheinen der Gäste passiert.
  • Staubsauger vor der Veranstaltung zu nutzen, ist meist eine sinnvolle Idee.
  • Tische, Stühle usw. sind nicht zwingend in einem vorher absehbaren Schema aufgebaut und müssen ggf. umgeräumt werden.
  • Lüften lohnt sich.

Viele Events, sei es ein Seminar, Hanse-Kultur-Festival oder die NooK finden woanders statt aber werden von uns (mit) organisiert. Hier gibt es bestimmte Dinge auf die zu achten ist:

• Der Verein verfügt über eine Veranstaltungsversicherung („Veranstalterhaftpflicht-Versicherung“) diese gilt lediglich für Veranstaltungen in den Vereinsräumen und spezifisch angemeldete Veranstaltungen. Wenn du also eine Veranstaltung außerhalb der Räume planst, muss diese angemeldet werden. Sonst sind wir nicht versichert. (Die Kriterien laut Website sind Es müssen ausschließlich Veranstaltungen gemeldet werden, die in Räumlichkeiten stattfinden, die nicht Ihrer Organisation gehören ODER die im Ausland stattfinden ODER für die mehr als 1.000 Besucher / Tag erwartet werden.)
• Benötigt werden für eine Anmeldung folgende Infos:
  • Name der Veranstaltung
  • Veranstaltungsart (Zu wählen aus: Satzungsgemäße Veranstaltung, Vereinsfest, Tanzveranstaltung/Party, Tagung/Kongress/, Osterfeuer, Maibaum, martinsumzug, Andere Veranstaltung)
  • ca Teilnehmerzahl/Tag
  • Turnus (einmalig, wiederkehrend)
  • Datum Start
  • Beginn (Uhrzeit)
  • Datum Ende
  • Uhrzeit Ende
  • Ort (Adresse)
  • Versicherungsbestätigung erforderlich (Ja, Nein)
  • Nutzung fremder Räume / Plätze (Ja, Nein)
  • Mehr als 1000 Teilnehmer/ Auslandsveranstaltung? (Ja, Nein)
  • Bemerkungen
• Damit die Versicherung greift ist, wenn man die Flächen oder Räumlichkeiten erhält, ein Übergabeprotokoll anzufertigen. Es ist bis spätestens einen Tag nach Veranstaltungsende hochzuladen. Ist dies nicht möglich muss man dies vorher begründen.

Im Space befindet sich ein Erste Hilfe Kasten, den kann man für ein Event auch mal mitnehmen. Er ist leider meist in desolatem Zustand. Also muss man vorher prüfen, ob drin ist, was man braucht. Wichtig es ist komplett scheiß egal ob drin ist, was in einem Erste Hilfe Kasten drin sein muss! Wir wollen keine Autokontrolle an der Autobahn überstehen, wir wollen so helfen, wie es Sinn ergibt. Das ist je nach Event unterschiedlich.

Bei Events wie dem Hanse-Kultur-Festival. Ehrenamtmessen, Straßenfeste wie Parking-Day,… oder anderen externen Events sind üblicherweise Sanitäter vor Ort und schnell da. darum kümmert sich die übergeordnete Orga, da wir nur Teil des Events sind. Wir müssen hier kaum oder gar nicht in der Lage sein erste Hilfe mit dem Kasten zu leisten. Wir brauchen sowas wie Pflaster, Sonnencreme, Kühlpacks, Asperin. Dinge, für die niemand einen Arzt holt, aber die alles etwas angenehmer machen.

Bei der Nook oder anderen größeren selbst organisierten Events in eigenen Räumen sind wir im Notfall als Orga auch für die Ersteversorgung zuständig, bis 112 ankommt. Hier muss also etwas mehr eingepackt werden. Bei diesen Events ist auch eine Person zu bennennen, die sich mit erste Hilfe auskennt, darauf kann man bei den anderen events verzichten.

Wie man Schichten alegt, warum es wichtig ist sie zu beschreiben usw… folgt hier.