Es gehört zum guten Umgang, Gästen, insbesondere wenn man sie eingeladen hat, auch mal ein Getränk anzubieten oder in geselliger Runde z.B. eine Packung Kekse auf den Tisch zu stellen.

Dieses Verfahren greift bei eher kleinen Events mit relativ kleiner, fester Gruppe. Für so etwas wie „Tag der Offenen Tür“ oder „Sommerfest“ mit unklarer Menge an Menschen und größerer Gruppe geht das nicht. Da bestellt bitte vorher konkret Getränke zu diesem Zweck! (Der Grund sind zu hohe Verluste im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, welche die Gemeinnützigkeit gefährden)

Sogenannte Repräsentationskosten sind im Rahmen der Gemeinnützigkeit nicht immer einfach, aber möglich. Hier ist wie wir das machen und was zu beachten ist (mehr Details über die rechtlichen und Rahmenbedingungen in der Finanzdoku).

Das Grundsätzliche Verfahren vor Ort ist sehr einfach: Es gibt einen Icebox User „Chaotikum“, der kauft die Getränke und Snacks aus der Icebox. Fertig. Erlaubt ist das nur unter bestimmten Bedingungen.

• Ob eine Bewirtung von Gästen stattfindet entscheidet die Person, die ein Event ausrichtet.
• Es ist sparsam damit umzugehen. In erster Linie verkaufen wir Getränke/Snacks und verschenken sie nicht. Dies ist also eine Ausnahme.
• Grundsätzlich muss es sich entweder um eine Gäste einer öffentlichen, angekündigten Veranstaltung handeln oder um eingeladene Gäste eines Gesprächs z.B. von Arbeitsgruppen oder dem Vorstand mit externen Personen o.ä. Es kann kein Open Space sein, sonder etwas besonderes, wie ein Workshop oder ein Treffen zur Beratung von irgendwas oder so. Vermutlich gab es Anmeldungen oder man hat bestimmte Menschen geladen und es ist weniger ein öffentliches Treffen. Ihr habt das sicher im Gefühl, was ein Meeting ist, wo man den Gästen ein getränk anbieten will…
• Mitglieder sollten keine keine kostenlosen Getränke oder Snacks nehmen. Es ist aber nicht schädlich falls das doch mal vorkommt.
• Wenn der Chaotikum Account kein guthaben hat, kann die Person, die das Event organisiert, aufladen. Da hier der Verein sich selbst Geld gibt, wird nicht tatsächlich Geld eingeworfen.
• Auf gar keinen Fall das das Event privater Natur sein. Es muss klar dem Sinn und Zweck des Vereins zuzuordnen sein. Grundsätzlich können Ereignisse mit dem Zweck der Community-Bildung dies auch sein, aber hier vielleicht vorher Rücksprache halten. Auch wichtig ist, dass sie vornehmlich nicht von Mitgliedern besucht werden, sonst spricht man vom „geselligen Veranstaltungen“ wo sowas eher nicht geht.

Die Orga eines Events meldet genau, wie viel bei dem Event ausgegeben wurde und ob der Account aufgeladen wurde und um wie viel. Sie tut dies unverzüglich nach dem Event per Mail an vorstand@chaotikum.org.